Grundläggande bokföring och dubbel bokföring

Efter denna lektion kommer du att förstå grundprinciperna för dubbel bokföring, hur debet och kredit fungerar, hur moms hanteras samt hur affärshändelser bokförs i grundbok och huvudbok.

Bokföringens grund och balansidentiteten

Bokföring är ett system för att registrera, ordna och sammanställa ett företags ekonomiska händelser (affärshändelser). Enligt bokföringslagen är alla näringsidkare skyldiga att föra bokföring. Syftet är både att ge ägare och ledning underlag för beslut samt att ge externa intressenter – som Skatteverket, banker och leverantörer – en insyn i företagets ställning och resultat.

Hörnstenen i all redovisning är balansidentiteten. Den beskriver relationen mellan företagets resurser och hur dessa resurser har finansierats:

Tillgångar = Eget kapital + Skulder

• Tillgångar visar vad företaget äger, till exempel pengar på bankkontot, kundfordringar, inventarier och varulager.
• Eget kapital representerar ägarnas insatser i företaget samt ackumulerade vinster som återinvesterats.
• Skulder är företagets obligations- och lånefinansiering gentemot utomstående, såsom banklån och leverantörsskulder.

Grunden i dubbel bokföring är att varje affärshändelse påverkar minst två konton och att summan av beloppen på vänster sida alltid måste vara lika med summan av beloppen på höger sida. Detta säkerställer att balansidentiteten alltid upprätthålls, oavsett hur många transaktioner som genomförs.

Debet, kredit och BAS-kontoplanen

Inom dubbel bokföring kallas vänster sida för Debet och höger sida för Kredit. Att bokföra i debet kallas även att debetera, och att bokföra i kredit kallas att kreditera.

För att veta på vilken sida ett belopp ska bokföras använder vi oss av kontoklasser. I Sverige används oftast den så kallade BAS-kontoplanen, där alla konton ställs upp i 8 huvudkontoklasser:

1. Kontoklass 1: Tillgångskonton (t.ex. Bank, Kassa, Kundfordringar)

2. Kontoklass 2: Eget kapital och Skulder (t.ex. Aktiekapital, Banklån, Leverantörsskulder)

3. Kontoklass 3: Intäktskonton (t.ex. Varuförsäljning)

4. Kontoklass 4–8: Kostnadskonton (t.ex. Varuinköp, Lokalhyra, Löner)

Reglerna för ökning och minskning på de olika kontotyperna är konsekventa:

• Tillgångskonton ökar i Debet och minskar i Kredit.
• Skuld- och EK-konton ökar i Kredit och minskar i Debet.
• Intäktskonton ökar i Kredit och minskar i Debet.
• Kostnadskonton ökar i Debet och minskar i Kredit.

Ett enhetligt minnesmärke är att allt som tillförs företaget i form av resurser eller kostnader hamnar i debet, medan finansieringskällor och intäkter hamnar i kredit.

Verifikationer, Grundbok och Huvudbok

Varje registrering i bokföringen måste stödjas av underlag som styrker att affärshändelsen har ägt rum. Detta underlag kallas för en verifikation. En verifikation kan vara ett kvitto, en leverantörsfaktura, en utbetalningsavi eller en fakturakopia.

Enligt bokföringslagen ska en verifikation innehålla:

• Datum då verifikationen upprättades
• Datum då affärshändelsen inträffade
• Vad affärshändelsen avser
• Belopp och eventuell moms
• Vem som är motpart
• Ett unikt verifikationsnummer

När verifikationerna konteras (det vill säga när det bestäms vilka konton som ska debeteras och krediteras) förs de in i företagets bokföringssystem på två olika sätt samtidigt:

1. Grundbok (Journal): Händelserna ordnas i kronologisk ordning efter datum. Den besvarar frågan: "Vad hände och i vilken ordning?"

2. Huvudbok (Ledge): Händelserna ordnas systematiskt per konto. Den besvarar frågan: "Vad är det aktuella saldot på detta specifika konto?"

Genom att bokföra både i grundbok och huvudbok kan man enkelt spåra transaktioner bakåt och kontrollera att balansstämmelsen stämmer.

Momshantering i bokföring

Mervärdesskatt (moms) är en statlig konsumtionsskatt som företaget uppbär för statens räkning. Moms är varken en intäkt eller en kostnad för momspliktiga företag, utan en ren genomströmningspost som påverkar företagets fordringar eller skulder mot Skatteverket.

Det finns två huvudtyper av moms i bokföringen:

1. Utgående moms: Det är den moms som företaget lägger på vid försäljning av varor och tjänster. Detta utgör en skuld till staten och bokförs i kredit (kontoklass 2).

2. Ingående moms: Det är den moms som företaget betalar vid inköp av varor och tjänster. Detta utgör en fordran på staten och bokförs i debet (kontoklass 1).

Beräkning av moms:

• Om priset anges exklusive moms: Moms = Pris exkl. moms × 0,25 (vid 25 % moms).
• Om priset anges inklusive moms: Moms = Pris inkl. moms × 0,20.

Vid redovisningsperiodens slut kvittas ingående moms mot utgående moms. Om den utgående momsen är större än den ingående momsen har företaget en nettoskuld att betala till Skatteverket. Om den ingående momsen är större får företaget pengar tillbaka.